Olá,
Sou consultor de empresas focado em gestão de processos e atuo em empresas de vários segmentos.
Desenvolvo soluções personalizadas para os meus clientes, seja Desktop, Office, Web ou Mobile (smartphones e tablets). Soluções que operam tanto online quanto offline.
Por experiência em controles e otimização de processos, posso afirmar que o Excel é uma excelente ferramenta, porém em alguns casos, não seria a melhor opção.
Na família Office existe outra ferramenta mais indicada para trabalhar com base de dados: o MS Access. Normalmente, ele é instalado junto com o pacote Office.
Minha sugestão: criar uma ferramenta de controle utilizando o Access, que permite várias melhorias: controle de usuários, alertas customizados, relatórios personalizados, etc.
Além disto, o custo do projeto ficará bastante reduzido.
Obviamente, se esta opção não for adequada, posso desenvolver em outras linguagens, como C#, por exemplo.
No aguardo de um breve retorno,
Att.
Mário César